PERSYARATAN DOKUMEN KUALIFIKASI DAN DOKUMEN PENAWARAN

Dari beberapa sesi pelatihan pengadaan barang/jasa yang saya ikuti, banyak peserta mempertanyakan penting tidaknya Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempersyaratkan dokumen-dokumen pengadaan yang harus diunggah (upload) oleh peserta/penyedia. Seperti kita ketahui pelelangan elektronik menjadi sebuah keniscayaan dimana pasar semakin berkembang, dari sebelumnya kita hanya menjumpai pasar bertempat di lokasi-lokasi ‘offline’ namun saat ini internet sudah dikatakan pasar tersendiri yang terus memperlihatkan kemajuannya. Pasar internet ini tentu melepaskan hal-hal yang dulu kita jumpai dalam transaksi manual. Dalam dunia pengadaan, kita mengenal pelelangan elektronik dimana penyedia bisa mendaftar suatu pelelangan dengan cara login terlebih dahulu.

Dalam pelelangan elektronik tersebut tentu Pokja ULP akan mempersyaratkan dokumen-dokumen kualifikasi dan penawaran, pertanyaan kritisnya kemudian adalah apakah dipandang perlu bagi Pokja ULP untuk mempersyaratkan kepada penyedia/peserta untuk mengunggah seluruh dokumen-dokumen kualifikasi dan penawaran yang dipersyaratkan. Seperti apakah teknis dokumen pengadaan yang dipersyaratkan yang sesuai dengan amanat Perpres 70 Tahun 2012. Ini penting agar Pokja ULP mendapat panduan menjalanan praktek pengadaan yang efektif dan efisien, tidak memberatkan penyedia.

Perpres 70 Tahun 2012 Pasal 108 ayat (1) berbunyi LKPP mengembangkan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Atas amanah pasal ini, maka LKPP diberi kepercayaan untuk menetapkan arsitektur sistem informasi yang mendukung penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Untuk mengatur tata cara e-tendering, maka Kepala LKPP mengeluarkan Peraturan Kepala (Perka) LKPP No 18 Tahun 2012. Pada Lampiran Perka dimaksud, II. Aktivitas Pemilihan Metode E-Tendering, c. Pemasukan Data Kualifikasi:

1) Data kualifikasi disampaikan melalui form isian elektronik kualifikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE.

2) Jika form isian elektronik kualifikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE belum mengakomodir data kualifikasi yang disyaratkan Pokja ULP, maka data kualifikasi tersebut diunggah (upload) pada fasilitas pengunggahan lain yang tersedia pada aplikasi SPSE.

Pada penjelasan ini, maka Pokja ULP tidak perlu mempersyaratkan data kualifikasi harus diunggah oleh penyedia, penyedia cukup dimintakan untuk mengisi data kualifikasi berdasarkan form isian elektronik yang telah tersedia pada aplikasi SPSE. Ketika dalam suatu pelelangan Pokja ULP mempersyaratkan data kualifikasi harus diunggah oleh penyedia maka pelelangan tersebut akan sangat rawan untuk disanggah karena amanat Perka sudah tidak mempersyaratkan seperti itu. Lalu adakah persyaratan bahwa data kualifikasi itu perlu diunggah oleh penyedia? Sesuai poin 2 di atas, maka Pokja ULP hanya diperkenankan untuk mempersyaratkan data kualifikasi untuk diunggah ketika form isian elektronik kualifikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE belum mengakomodir data kualifikasi yang disyaratkan Pokja ULP. Dari sini sangat jelas mana yang harus diunggah dan mana yang tidak.

Selain hal tersebut, yang juga penting untuk dicermati yaitu bahwa dengan mengirimkan data kualifikasi secara elektronik maka penyedia barang/jasa otomatis menyetujui pernyataan sebagai berikut:

Yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, dan kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan;
Yang bersangkutan berikut pengurus badan usaha tidak masuk dalam daftar hitam;
Perorangan/yang bertinda untuk dan atas nama bada uaha tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana;
Data kualifikasi yang diisikan benar, dan jika di kemudian hari ditemukan bahwa data/dokumen yang disampaikan tidak benar dan ada pemalsuan, maka direktur utama/pimpinan perusahaan, atau kepala cabang, atau pejabat yang menurut perjanjian kerja sama berhak mewakili badan usaha yang bekerja sama dan badan usaha yang diwakili bersedia dikenakan sanksi adminstratf, sanksi pencantuman dalam daftar htam, gugatan secara perdata, dan/atau pelaporan secara pidana kepada pihak berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pimpinan dan pengurus badan usaha bukan sebagai K/L/D/I atau pimpinan dan pengurus badan usaha sebagai pegawai K/L/D/I yang sedang mengabil cuti di luar tanggungan K/L/D/I.
Pernyataan lain yang menjadi syarat kualifikasi yang tercantum dalam dkumen pengadaan.

Dengan ini, maka untuk persyaratan a-f tidak perlu lagi bagi Pokja ULP untuk memperyaratkannya kepada peserta agar dokumen a-f tersebut diunggah karena dengan mengirimkan data kualifikasi a-f sebagaimana tersebut di atas maka secara otomatis penyedia barang/jasa menyetujui pernyataan dimaksud. Penyedia sudah bertanggung jawab secara penuh atas kesepakatan ini, jika suatu hari ditemukan suatu hal yang menyimpang maka penyedia tersebut bisa dikenakan berdasarkan pemberian informasi tersebut.

Selain pelelangan yang akan dijalankan sendiri oleh penyedia yang mendaftar maka untuk pengadaan yang kompleks bisa saja penyedia bekerjasama dengan penyedia lain untuk itu mereka akan bermitra. Untuk penyedia barang/jasa yang berbentuk konsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut, maka pemasukan kualifikasi hanya dilakukan oleh badan usaha yang ditunjuk mewakili konsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut. Tata cara pemasukan kualifikasi oleh badan usaha yang ditunjuk mewakili konsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain tersebut sama dengan seperti apa yang dipaparkan di atas. Dengan penjelasan ini, maka jelas mana batasan-batasan yang harus diperhatikan oleh Pokja ULP untuk menetapkan persyaratan data kualifikasi yang harus diunggah penyedia, jangan sampai Pokja ULP menetapkan peryaratan ini sementara peraturan sudah tidak mempersyaratkannya.

Jika di atas sudah dipaparkan terkait persyaratan data kualifikasi yang harus diunggah penyedia maka selanjutnya yang akan dibahas yaitu terkait persyaratan dokumen penawaran yang harus diunggah penyedia. Apa saja yang diperkenankan untuk dipersyaratkan karena pada banyak pelelangan urusan teknis dokumen penawaran yang seharusnya tidak dipersyaratkan/digugurkan namun justru oleh Pokja ULP hal tersebut masih dipersyaratkan sehingga ketika itu tidak dipenuhi oleh penyedia Pokja ULP lantas menggugurkannya.

Pada Lampiran Perka 18 Tahun 2012, d. Pemasukan/Penyampaian Dokumen Penawaran

“…4) Surat penawaran dan/atau surat lain sebagai bagian dari dokumen penawaran yang diunggah (upload) ke dalam aplikasi SPSE dianggap sah sebagai dokumen elektronik dan telah ditandatangani secara elektronik oleh pemimpin/direktur perusahaan …….”

Tanda tangan secara elektronik di sini memunculkan banyak pertanyaan, apakah yang dimaksud tanda tangan elektronik? Apakah tanda tangan asli yang basah lalu dipindai (discan) lalu diunggah itu merupakan tanda tangan elektronik, atau cukup yang diunggah adalah dokumen copyan yang sudah ditandatangani pihak terkait di situ. Dari informasi yang didasarkan pada UU ITE, maka cukup yang diunggah adalah dokumen copyan yang sudah ditandatangani pihak terkait di dalamnya.

Terkait hal ini diperjelas pula di Lampiran Perka yang sama, d. Pemasukan/ Penyampaian Dokumen Penawaran:

5) Penyedia barang/jasa tidak perlu mengunggah (upload) hasil pemindaian dokumen asli yang bertanda tangan basah dan berstempel, kecuali surat lain yang memerlukan tanda tangan basah dari pihak lain.

Untuk itu maka terhadap dokumen seperti surat penawaran tidak perlu dipersyaratkan pemindaian dokumen asli yang bertanda tangan basah dan berstempel. Yang perlu dipersyaratkan pemindaian dokumen asli yang bertanda tangan basah dan berstempel yang diunggah yaitu yang memerlukan tanda tangan basah dari pihak lain semisal jaminan penawaran karena jelas bahwa jaminan penawaran harus dikeluarkan oleh pihak lain.

Atas segala paparan yang telah disampaikan di atas, maka hal ini setidaknya menjadi panduan bagi Pokja ULP  untuk menetapkan batas-batas persyaratan dokumen-dokumen kualifikasi dan penawaran yang perlu diunggah. Singkatnya, hindarilah mempersyaratkan yang tidak lagi diatur dalam peraturan terkait. Dunia akan berubah sejalan dengan perkembangan, begitu pun dengan dunia pengadaan kita.

Sumber: blog nya ibu Yulis 
http://yulissetiatriwahyuni.wordpress.com/2013/07/06/mempermudah-persyaratan-dokumen-kualifikasi-dan-dokumen-penawaran-dalam-suatu-pelelangan/#comments