AKUNTABILITAS PENGADAAN BARANG ATAU JASA

Syarat akuntabilitas harus dipenuhi bilamana para pihak yang ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan ingin selamat. Demikian juga para pihak dalam pengadaan barang dan jasa harus memenuhi syarat akuntabilitas bilamana mereka ingin aman dalam melaksanakan tugasnya. Para pelaksana, pembuat kebijakan, auditor atau penegak hukum harus dapat mempertanggung jawabkan perannya masing-masing. Bilamana para pihak sudah akuntabel maka mereka akan saling menghormati dan saling mendukung terwujudnya pengadaan barang dan jasa yang kredibel.
Siapapun, dimanapun dan kapanpun, pelaksana pengadaan barang atau jasa harus mempertanggungjawabkan 4 (empat) komponen akuntabilutas dalam pengadaan barang atau jasa.


Keempat komponen akuntabilitas tersebut adalah (1) barang atau jasa yang diadakan harus bermanfaat sesuai peruntukannya atau harus efektif, (2) pengadaan barang atau jasa harus menggunakan sumber daya yang efisien, (3) para pelaku harus memiliki kompetensi yang dibutuhkan dan (4) para pelaksana harus mematuhi peraturan yang berlaku. Keempat kkomponen akuntabilitas tersebut harus dipenuhi oleh para pelaksana pengadaan barang atau jasa baik di dunia swasta maupun instansi pemerintah.

1. Barang atau Jasa Harus Efektif
Bilamana barang atau jasa yang diadakan tidak bermanfaat maka pelaksana pengadaan barang atau jasa telah gagal dalam melaksanakan tugas pengadaan. Pertanggung-jawaban efektifitas pengadaan harus menjadi bagian pertama dan utama yang harus dipenuhi apapun kondisi yang mempengaruhi proses pengadaan. Dengan demikian efektifitas barang atau jasa yang diadakan harus dipenuhi tanpa kecuali. Tidak boleh ada syarat-syarat yang menghambat efektifitas pengadaan barang atau jasa kecuali hanya satu syarat yaiytu bermanfaatnya barang atau jasa tersebut sesuai dengan peruntukannya.
Efektifitas ditentukan berdasarkan kebutuhan atas barang dan jasa. Pengadaan barang atau jasa dinyatakan dibutuhkan bilamana kajian atas kebutuhan tersebut telah dinyatakan layak. Bilamana kebutuhan barang atau jasa tersebut sudah dinyatakan layak maka barang atau jasa tersebut harus diadakan dan harus mendapat dukungan dari siapapun. Kebutuhan atas barang atau jasa ini harus dipenuhi karena sudah mempertimbangkan berbagai aspek kelayakan berupa fungsi, pengguna dan penggunaan, tempat, waktu, sumber daya, lingkunagn, peraturan, sosial, budaya dan lain-lain.
Barang atau jasa yang ditransaksikan harus betul-betul bermanfaat bagi pengguna. Pengguna yang tidak dapat memanfaatkan barang atau jasa yang dibeli maka pengguna tersebut telah melakukan kesalahan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan dapat berupa perencanaan menentukan barang atau jasa yang akan dibeli, proses pengadaan, pelaksanaan kontrak atau  pemanfaatan dari barang atau jasa yang diadakan.
Bagi penyedia barang atau jasa, pemenuhan syarat efektif menjadi suatu kewajiban sebagaimana tertuang didalam surat perjanjian. Namun bilamana syarat efektifitas barang atau jasa tidak tertuang dalam surat perjanjian maka penyedia lebih cenderung kepada pemenuhan syarat fungsional atau kinerja sesaat.

2. Penggunaan Sumber Daya Yang Efisien.
Untuk mencapai tujuan pengadaan barang atau jasa yang efektif, maka para pelaksana pengadaan juga harus menggunakan sumber daya yang seefisien mungkin. Berbeda dengan tujuan dari efektifitas pengadaan, efisiensi dalam suatu proses pengadaan sangat tergantung pada kondisi yang dihadapi. Efisiensi diartikan sebagai rasio perbandingan antara output terhadap input. Kondisi-kondisi keberadaan input, sistem yang digunakan dan kondisi saat output dihasilkan sangat mempengaruhi tingkat efisiensi. Sebagai contoh tingkat efisiensi pengadaan dalam kondisi darurat kemungkinan besar jauh lebih rendah dibandingkan tingkat efisiensi dalam kondisi normal.
Siapapun pelaku pengadaan, maka mereka harus menggunakan sumber daya secara efisien. Tidak ada istilah sumber daya yang tak terbatas, setiap sumber daya selalu memiliki keterbatasan. Pengguna harus mengefisienkan dana yang dimiliki untuk membeli barang atau jasa. Demikian juga pengguna harus mengefisienkan sumber daya yang lain seperti lahan, waktu, tenaga, bahan tambang atau sumber alam lainnya. Penggunaan sumber daya tersebut tidak hanya dicermati pada saat proses pengadaan, tetapi juga harus sudah dikalkulasikan pada masa perencanaan dan masa penggunaan barang atau jasa. Terjadinya pemborosan dalam penggunaan masing-masing sumber daya tersebut mengakibatkan kesulitan dalam pertanggung-jawaban proses pengadaan barang dan jasa.
Bagi penyedia, efisiensi penggunaan sumber daya merupakan salah satu prinsip utama agar mereka mendapat untung dan tetap hidup dalam kegiatan mereka dalam usaha jual beli. Penyedia akan memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya sepanjang output yang mereka jual dapat diterima oleh pembeli. Ketidak tahuan pembeli atas barang atau jasa yang dibeli sering dimanfaatkan oleh penjual secara curang untuk menggunakan sumber daya seminimal mungkin untuk mewujudkan barang atau jasa yang dijual.

3. Pelaksana Pengadaan Harus Kompeten
Pepatah “Jangan berikan pekerjaan kepada bukan ahlinya, bilamana pekerjaan diberikan kepada bukan ahlinya maka tunggulah kehancurannya” berlaku untuk seluruh jenis pekerjaan. Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, papatah ini juga berlaku. Para pelaksana pengadaan baik sebagai penyedia atau pengguna, keduanya harus memiliki kompetensi yang dibutuhkan atas tugas yang diberikan. Konsekuensinya dari keharusan memiliki kompetensi yang dibutuhkan adalah bahwa penugasan hanya diberikan kepada seseorang atau organisasi sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Jangan membebani pekerjaan kalau orang atau organisasi yang akan ditugaskan tidak memiliki kecukupan kompetensi yang disyaratkan.
Kompetensi terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu pengetahuan, ketrampilan dan sikap. Ketiga komponen ini bisa dilatih dan diujikan dalam suatu proses pelatihan dan sidang ujian kompetensi. Namun kompetensi yang dituntut adalah pembuktian kemampuan melaksanakan pekerjaan di tempat kerja yang sebenarnya.
Penyedia yang melaksanakan pengadaan harus memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Apapun metode pemilihan penyedia, maka kompetensi yang dibutuhkan harus dimiliki oleh penyedia. Penyedia yang tidak memiliki kompetensi tidak akan mampu melaksanakan pekerjaan dan secara pasti tidak dapat mempertanggungjawabkan barang atau jasa yang dijualnya. Penyedia tersebut tidak akan dapat mendukung pengadaan yang efektif atau bahkan tidak akan dapat mempertanggungjawabkan penggunaan sumber daya. Sumber daya tersebut dapat berupa sumber daya yang diberikan oleh pembeli dalam bentuk uang muka atau fasilitas lainnya ataupun sumber daya yang dimiliki penyedia.
Kompetensi yang diperlukan juga harus dimiliki oleh pembeli. Tanpa memiliki kompetensi atas barang yang akan dibeli maka tidak mungkin pembeli dapat mempertanggung-jawabkan barang yang dibeli dan sumber daya yang digunakan. Bilamana pembeli tidak memiliki kompetensi yang diperlukan untuk pengadaan barang atau jasa yang akan dibeli maka pembeli harus meminta bantuan kepada orang yang betul-betul memiliki kompetensi dalam menilai barang atau jasa yang akan dibeli. Dalam hal-hal tertentu orang yang kompeten dan dimintakan untuk membantu pembeli harus turut bertanggung jawab dalam menjamin efektifitas barang atau jasa yang diadakan. Pengalihan tanggung-jawab kepada pihak lain tersebut merupakan pengalihan sebagian resiko yang seharusnya ditanggung oleh pembeli. Pihak lain tersebut akan mau ikut menanggung resiko profesinya sesuai dengan kesepakatan dan imbalan yang diberikan oleh pembeli akhir.

4. Proses Pengadaan Harus Mengikuti Peraturan Yang Berlaku.
Pengadaan barang dan jasa di pemerintah maupun swasta harus mengikuti peraturan yang berlaku di masing-masing lembaga tersebut. Tidak selalu peraturan pengadan di dunia swasta diartikan lebih sederhana dibandingkan peraturan di pemerintah. Kompleksitas kelembagaan dan proses pengadaan yang dipilih akan menentukan sejauh mana kompleksitas dari aturan yang harus digunakan.
Peraturan dalam pengadaan barang dan jasa dalam suatu organisasi selalu berisi paling tidak dua komponen utama yaitu kebijakan dari pemilik uang dan prosedur pengadaan. Kedua isi dari peraturan tersebut harus diikuti oleh siapapun yang terlibat dalam pengadaan barang di organisasi tersebut.
Pengadaan barang dan jasa juga harus mengikuti peraturan-peraturan lainnya yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan di suatu organisasi. Peraturan tersebut dapat berupa peraturan lainnya dari internal organisasi, peraturan yang bersifat nasional atau peraturan yang berlaku secara internasional. Akuntabilitas atas pelaksanaan aturan-aturan tersebut menjadi landasan bagi pelaksanaan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 
Siapapun pelaku pengadaan baik penyedia maupun pembeli harus taat pada peraturan yang berlaku. Pembeli atau penyedia besar maupun kecil harus taat pada peraturan yang berlaku secara nasional atau bahkan untuk pengadaan tertentu secara internasional. Sementara peraturan yang berlaku internal umumnya digunakan pada perusahaan yang mapan atau pada instansi pemerintah. Disini para pelaku pengadaan harus dapat memilah dan memilih peraturan mana yang digunakan dan harus dipenuhi dan peraturan mana yang bisa diabaikan.
Beberapa peraturan dapat diabaikan dalam berbagai kondisi. Pertama bahwa peraturan tersebut tidak terkait dengan proses pengadaan. Kedua peraturan tersebut sudah diganti dengan peraturan yang lebih baru. Ketiga peraturan tersebut bertentangan dengan peraturan yang lebih tinngi dan lebih kuat. Keempat kondisi pengadaan yang tidak memungkinkan digunakannya peraturan tersebut.
Dengan demikian pemenuhan aspek legal dan aspek logis menjadi dasar dalam pertanggungjawaban secara aturan baik di perusahaan swasta maupun lembaga pemerintah.

Dari uraian diatas dapat kita simpulkan bahwa baik di swasta ataupun di pemerintah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah memiliki komponen akuntabilitas yang sama. Akuntabilitas tersebut berupa pertanggungjawaban pencapaian tujuan, penggunaan sumber daya, para pelaku dan proses yang harus dilakukan.