Unit Layanan Pengadaan (ULP) sebagai Center of Excellent (CoE)

Mengapa ULP harus menjadi center of excellent?

Sebelum lebih jauh mengetahui  alasan ULP harus menjadi center of excellent maka kita harus memahami apa itu Center of excellent serta apa saja fungsi ULP.

1.      Center of excellent  adalah A center of excellence is a team, a shared facility or an entity that provides leadership, best practices, research, support and/or training for a focus area. (adalah team pusat sebagai area fokus yang menyediakan fasilitas pendukung dalam membantu memberikan wadah atau pembelajaran praktik terbaik, kepemimpinan, pelatihan, penelitian).


2.      Menurut Perpres Nomor 54 tahun 2010  dapat diketahui bahwa fungsi utama ULP adalah pelaksanaan pengadaan, artinya unit inilah yang melaksanakan proses pengadaan mulai dari menyusun rencana pemilihan penyedia barang dan jasa sampai dengan melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk. Unit ini dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada, karena ULP merupakan unit dari K/L/D/I, maka tentu yang dimaksud dengan berdiri sendiri bukan berarti independepent, tetapi unit dengan tugas pokok tersendiri dalam struktur K/L/D/I.

Ada pun definisi ULP sebagai Center of Excellent (CoE) yang menjadikan alasan ULP  dijadikan sebagai CoE pengadaan yaitu:1.    Sebuah proses perbaikan yang berkelanjutan yang memastikan adanya visi dan strategi organisasi yang bertujuan untuk mengantisipasi dan melampaui ekspektasi pelanggan.
2.    Mengkombinasikan praktik unggulan yang ada di dunia internasional maupun yang ada dikalangan industri untuk meraih konsistensi dan mengurangi kompleksitas yang ada pada standar-standar pengadaan.
3.    Membuat ULP mampu mendorong laju informasi dalam berbagai tingkatan yang ada pada rantai nilai pengadaan.4.    Kolaborasi tim yang menggunakan praktik, sistem, dan proses pengadaan unggul yang digunakan sebagai referensi.
5.    Mewujudkan terciptanya pergeseran pola pikir menjadi  seorang pemberi layanan yang proaktif dalam unit pengadaan.
6.    Mendorong terciptanya fungsi pengadaan yang bersifat lebih strategis  bukan lagi sebatas operasi pengadaan yang hanya bersifat transaksional.
 Beberapa  tantangan pengadaan di lingkungan pemerintah yang menjadi penyebab ULP harus menjadi center of excellent :1.      Selama ini ULP memiliki persepsi bahwa hanya sebagai pelaksana proses pemilihan.
2.      Poja ULP masih bekerja paruh waktu dengan kompetensi manajerial yang terbatas.
3.      Belum ada instansi yang memformulasikan informasi pengadaan secara lengkap.
4.      Kualitas kerja penyedia yang belum memenuhi harapan yaitu proses monitoring pada pemilihan belum berjalan.
5.      Perencana PBJ masih bersifat administratif dan belum berorientasi kinerja.
6.      Banyak pemangku kepentingan PBJ dan masing-masing berfokus pada peran PBJ secara mikro.
7.      Sistem imbal jasa yang tidak mendukung peningkatan kinerja PBJ.
8.      Perlindungan hukum pelaku PBJ yang belum terakomodir.
9.      Pengalam dan pengetahuan PBJ belum dijadikan aset organisasi.
10.    Terdapat peraturan atau kebijakan di luar PBJ yang kurang kondusif dengan PBJ sehingga efisiensi dan efektif PBJ sulit dicapai.

Dengan ULP menjadi CoE maka aktivitas ULP meliputi :1.    Rencana strategis dan visi yang menggambarkan tujuan organisasi.
2.    Rencana keterlibatan pelanggan dan pemangku kepentingan yang ditunjukan untuk mengidentifikasi, keterlibatan dan mengelola kebutuhan, ketertarikan dan kepentingan pelanggan dan pemangku kepentingan .
3.    Rencana program bimbingan (pengembangan kapsitas) terhadap profesional pengadaan di ULP.
4.    Survei kepuasan pelanggan (internal dan eksternal) untuk menilai kinerja ULP dibandingkan dengan ekspektasi pelanggan (internal) dan digunakan  untuk memperolah umpan balik dari para pemangku.
5.    Pedoman pengadaan dan rencana knowledge management sebagai sebuah sistem yang mengumpulkan informasi untuk dibagikan kepada setiap profesional.
6.    Laporan kinerja yaitu mekanisme pengawasan pengadaan untuk melihat dan meninjau hasil kinerja pengadaan dan realisasi rencana perbaika.

Dengan tantangan tersebut diharapkan ULP dapat menggerakan proses pengadaan yang baik di sepanjang rantai nilai dan mampu menciptakan pergeseran pola pikir.